ReserveMe - Ein Gastro Reservierungssystem

ReserveMe

Projektbeschreibung

Gastronomiebetriebe haben zahlreiche Aufgaben wie Kochen, Servieren, Einkauf, Buchhaltung, Bestellungen, Gästemanagement und Personalplanung. Dabei müssen sie eine Balance zwischen kulinarischen Erlebnissen und persönlichen Beziehungen zu ihren Gästen finden. Neben Fachkenntnissen in der Küche sind Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten entscheidend. Es ist wichtig, über Trends und Entwicklungen in der Branche informiert zu sein, um ein einzigartiges Erlebnis bieten zu können. Aufgrund von Personalmangel wird die Reservierungsplanung immer anspruchsvoller, daher gewinnt die Automatisierung von Reservierungsprozessen an Bedeutung. Dadurch können Effizienzsteigerungen und verbesserte Kundenerfahrungen erreicht werden.

Das Ziel von ReserveMe ist, in Form einer digitalen Anwendung die Reservierungsabläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen. Durch die Automatisierung können Gäste bequem online reservieren und das Personal kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren, um den Service weiter zu verbessern. Darüber hinaus ermöglicht eine digitale Anwendung auch die Erfassung von Daten, die für die Analyse und Planung des Betriebs hilfreich sein können. 

Tischstatus

Um den Reservierungsprozess automatisieren zu können werden den Tischen vier verschiedene Status zugewiesen, „frei“, „reserviert“, „belegt“ und „bezahlt“. Dabei kommuniziert die Anwendung unter anderem mit dem im Restaurant vorhandenen Kassensystem.

Tischstatus “frei“

Der Tischstatus “frei“ zeigt an das an einem Tisch keine Reservierung in naher Zukunft ansteht und dieser belegt werden kann.

Tischstatus “reserviert“

Um einen freien Tisch auf den Status “reserviert“ zu setzen muss dieser entweder über die Gäste App reserviert werden, oder durch eine telefonische Reservierung, welche Personal manuell in das Gästemanagementsystem eingetragen wird.
Dabei wird der Tisch online abhängig von der durchschnittlichen Dauer, welche Gäste in diesem Restaurant verbringen plus einen Puffer nicht mehr reservierbar sein, um Doppelbelegungen zu vermeiden. Sobald der Tisch auf den Status reserviert umschaltet, zeigt das Digitale Tischschild an das der Tisch reserviert ist, dazu zeigt es den Namen der Person welche reserviert hat, sowie die Uhrzeit der Reservierung an. Zusätzlich leuchtet dieses blau, um den Gästen sowie dem Restaurantpersonal noch einen zusätzlichen Indikator für den Tischstatus zu geben.

Tischstatus “belegt“

Der Tischstatus “belegt“ kann auch in zwei verschiedenen Fällen erreicht werden. Dabei kommuniziert das Gästemanagementsystem mit der Schnittstelle des Kassensystems.
Hat ein Tisch nun den Status “frei“ oder “reserviert“ und es nimmt an einem freien Tisch Laufkundschaft platz, oder bei einem reservierten Tisch die Person die diesen reserviert hat, wird sobald die Bestellung vom Personal in das Kassensystem eingetragen wird der Tischstatus auf besetzt gestellt. In diesem Fall leuchtet das Tischschild immer noch blau, mit dem Unterschied, dass bei Laufkundschaft auf dem Display keine Reservierungsdetails angezeigt, sondern nur die Tischnummer.

Tischstatus “bezahlt“

Sobald die Gäste ihre Rechnung bezahlen, kommuniziert das Kassensystem erneut mit dem Gästemanagementsystem und weist dem Tisch den Status “bezahlt“ zu. Das Indikatorlicht des Tischschildes färbt sich nun Gelb. Da nicht alle Gäste das Restaurant verlassen, wenn sie bezahlt haben, kann der Tisch diesen Status nicht mehr automatisiert ändern.
Um den Tischstatus auf “frei“ zurücksetzen zu können, muss nun entweder der Freigabeknopf am Tischschild gedrückt werden (welcher den Tisch nur frei gibt, wenn dieser davor den Status „bezahlt“ hatte), oder der Tisch muss manuell im System freigegeben werden.

Mobil-App

Für die Restaurantbesucher wurde eine Smartphone App entwickelt, da auf diese kann zu jederzeit auch unterwegs zurückgegriffen werden kann. Nutzer können während sie unterwegs sind oder auch von Zuhause beqem nach Restaurants suchen und dort einen Tisch reservieren.

Reservieren

Bei der Reservierungsoption hat der Benutzer die Möglichkeit, seinen Sitzplatz selbst auszuwählen. Auf einer Live-Karte des Restaurants werden freie Plätze angezeigt, sodass der Benutzer den gewünschten Tisch visuell auswählen kann. Falls die Räumlichkeiten des Restaurants es zulassen, besteht auch die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Bereichen des Lokals zu wechseln, um den bevorzugten Bereich auszuwählen.
Sobald der Tisch ausgewählt wurde, hat der Benutzer die Möglichkeit, seiner Reservierung einen Anlass hinzuzufügen oder um eine telefonische Bestätigung der Reservierung zu bitten. Durch das Hinzufügen eines Anlasses kann das Restaurant beispielsweise auf einen Geburtstag oder eine besondere Feierlichkeit vorbereitet sein und entsprechende Vorbereitungen treffen. Die Option, um eine telefonische Bestätigung der Reservierung zu bitten, ermöglicht es dem Benutzer, zusätzliche Sicherheit und Gewissheit zu erhalten.
Diese Funktionen geben dem Benutzer die volle Kontrolle über seine Reservierung und ermöglichen es ihm, die Details seiner Buchung anzupassen oder spezielle Anfragen zu stellen. Dadurch wird der Reservierungsprozess personalisiert und auf die individuellen Bedürfnisse des Benutzers zugeschnitten.

Tablet-App

In der Anwendung für Gastronomen und Restaurantpersonal gibt es zwei verschiedene Arbeitsbereiche, die jedoch fast dieselben Funktionen bieten. Dies ist darauf zurückzuführen, dass mithilfe einer Restaurantkarte der Überblick während des laufenden Betriebs aufrechterhalten werden kann.
Die beiden Arbeitsbereiche sind darauf ausgelegt, den Gastronomen und dem Restaurantpersonal effektive Tools zur Verfügung zu stellen, um den Betrieb reibungslos zu führen. Durch die Nutzung einer interaktiven Restaurantkarte können sie den Überblick über den Status der Tische, die Belegung und andere wichtige Informationen behalten.
In beiden Arbeitsbereichen können Reservierungen verwaltet, Tischzuweisungen vorgenommen und Buchungen bearbeitet werden. Dies ermöglicht es dem Gastronomen und dem Restaurantpersonal, den Reservierungsprozess effizient zu verwalten und den Gästen einen erstklassigen Service zu bieten.

Floorplan

Der Floorplan bietet neben der Übersicht über die Tischzustände auch die Möglichkeit, bevorstehende Reservierungen zu bearbeiten und einzusehen. Gastronomen und Restaurantpersonal können die Reservierungsdetails auf dem Floorplan überprüfen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Dadurch haben sie stets den Überblick über kommende Buchungen und können den Betrieb entsprechend planen.
Darüber hinaus ermöglicht der Floorplan eine Einsicht in die aktuelle Gesamtauslastung des Restaurants. Durch die visuelle Darstellung der belegten, freien und reservierten Tische können Gastronomen und Restaurantpersonal schnell feststellen, wie das Restaurant derzeit ausgelastet ist. Dies ist besonders hilfreich, um Engpässe oder Kapazitätsprobleme zu erkennen und entsprechend zu reagieren.
Ein weiterer Vorteil des Floorplans besteht darin, dass Gastronomen und Restaurantpersonal auf Benachrichtigungen von Gästen reagieren können, die beispielsweise in der Gäste-App den Wunsch nach einer telefonischen Reservierungsbestätigung geäußert haben. Auf dem Floorplan können diese Benachrichtigungen angezeigt und bearbeitet werden, um den Gästen einen ausgezeichneten Service zu bieten und deren Anliegen zu erfüllen.

Zeitplan

Der Zeitplan spielt eine besonders wichtige Rolle bei Reservierungen, die telefonisch erfolgen oder bei Umbuchungen vorgenommen werden. Hier kann ein wesentlich größerer Zeitraum eingesehen werden als beim Floorplan, was es ermöglicht, freie Plätze im Reservierungssystem zu finden. Durch den Zeitplan erhalten Gastronomen und Restaurantpersonal eine umfassende Übersicht über die Verfügbarkeit von Tischen über einen längeren Zeitraum hinweg. Dies ist besonders nützlich, um Anfragen von Gästen, die telefonisch reservieren möchten, optimal zu bedienen. Das Restaurantpersonal kann die verfügbaren Zeitslots prüfen und entsprechende Reservierungen entgegennehmen.
Der Zeitplan spielt auch bei Umbuchungen eine große Rolle. Wenn ein Gast seine Reservierung ändern möchte, kann das Restaurantpersonal den Zeitplan nutzen, um alternative freie Zeitslots zu finden und die Umbuchung vorzunehmen. Dies gewährleistet eine reibungslose und effiziente Verwaltung von Änderungen und trägt zur Zufriedenheit der Gäste bei.

Reporting

Im Reporting-Teil der App besteht die Möglichkeit, die Daten, die durch die Automatisierung des Gästemanagementsystems gewonnen wurden, auszuwerten.
In der Schichtübersicht werden die aktuellen Besucherzahlen miteinander verglichen. Hier kann festgestellt werden, wie viele Reservierungen im Vergleich zur Laufkundschaft vorliegen. Diese Informationen geben Aufschluss darüber, wie stark das Restaurant von Reservierungen abhängig ist und wie viele Gäste spontan vorbeikommen. Darüber hinaus kann auch die Anzahl der Gäste der letzten Woche betrachtet werden, um einen Vergleich zum aktuellen Zeitpunkt zu ziehen.
In den Reservierungstrends werden die Daten weiter aufgeschlüsselt. Hier kann man sehen, wie viele Gäste das Restaurant im Verlauf der Zeit hatte und über welche Quellen diese Gäste gekommen sind. Dies ermöglicht eine detailliertere Analyse des Gästeaufkommens und gibt Aufschluss darüber, welche Marketing- und Buchungskanäle effektiv sind. Auf diese Weise können gezielte Maßnahmen ergriffen werden, um das Gästeaufkommen weiter zu optimieren und den Erfolg der Reservierungen zu steigern.