UNICO - Onboarding Germany

Einleitung

Im Jahr 2025 verzeichnete Deutschland insgesamt rund 1,48 Millionen Zuzüge. Während traditionelle Migrationsgründe wie Asyl oder Familiennachzug eher rückläufig oder stagnierend sind, verzeichnet die Bildungsmigration ein massives Wachstum: Nach knapp 75.000 erteilten Aufenthaltserlaubnissen zu Bildungszwecken im Jahr 2024 stieg diese Zahl im ersten Halbjahr 2025 um weitere 40,6 Prozent an.

Diese rasant wachsende Gruppe internationaler Studierender trifft in Deutschland auf ein lokal gewachsenes, hochkomplexes und sprachlich schwer zugängliches Verwaltungssystem. Die Diskrepanz zwischen der globalisierten, digitalen Lebensrealität der Studierenden und den starren Behördenprozessen (z. B. bei Visa-Vergabe, Wohnsitzanmeldung oder Immatrikulation) bildet einen zentralen Problemraum dieser Projektarbeit.

Um diese systemischen Hürden greifbar zu machen, haben wir in unserer qualitativen Research-Phase die gelebte Realität internationaler Zuwanderer detailliert untersucht. Die Analyse realer User Journeys und geführte Interviews zeigten, dass die größte Frustration selten im einzelnen Formular liegt. Es sind vielmehr die „unsichtbaren Voraussetzungsketten“ und zirkulären Abhängigkeiten – wie das paradoxe Henne-Ei-Problem zwischen Meldebescheinigung, Bankkonto und Visum –, die den Ankunftsprozess zu einem regelrechten „Wicked Problem“ machen und die Betroffenen systematisch überfordern.

Interviews

Um das Arbeitspensum des Projekts auf ein realisierbares Maß einzugrenzen, fokussierten wir uns in der Research-Phase auf internationale Austauschstudierende. Diese Entscheidung basierte auf der direkten Erreichbarkeit und dem engen Kontakt zu dieser Zielgruppe an unserer Hochschule.

Mit diesen Studierenden führten wir qualitative Interviews durch. Das Ziel war es, über die rein organisatorischen und bürokratischen Fakten hinauszugehen und die emotionalen Pain Points der Neuankömmlinge zu erfassen.

Die zentrale Erkenntnis aus den Gesprächen war eindeutig:

Funktionale Informationen allein reichen nicht aus. Die Studierenden gaben an, dass sie sich am besten unterstützt fühlen, wenn die Hilfe von echten, verständnisvollen Menschen kommt. Sobald Informationen durch Personen vermittelt werden, deren Aufgabe es ist, Migranten zu helfen (wie das HfG International Office oder studentische Paten), entsteht ein Gefühl von Sicherheit und Verständnis. Das Bedürfnis nach menschlicher Empathie erwies sich somit als essenzieller Faktor für eine erfolgreiche Integration.

Daher haben wir uns aus all den analysierten Pains die Hauptfrage zusammengefasst:
Wie unterstützen wir internationale Studierende, die deutsche Bürokratie und Alltagskultur besser zu verstehen, ohne sich allein zu fühlen?

Ideenfindung

Die Interviews machten deutlich: Studierende benötigen neben bürokratischer auch emotionale Unterstützung. Um diese Pain Points gleichermaßen zu adressieren, entwickelten wir in einem Moodboard neue konzeptionelle Ansätze, die Empathie und Prozesshilfe kombinieren sollten:

Der “Tamagotchi”-Ansatz: Ein digitaler oder physischer Begleiter, der aktiv vom Nutzer gepflegt wird und im Gegenzug motivierend zuredet.

Der emotionale Web-Chatbot: Ein leicht zugänglicher Assistent auf der Hochschul-Website, der primär darauf programmiert ist, emotional unterstützend und beruhigend zu kommunizieren.

Die “Paten-Tinder”-App: Eine Plattform, die bekannte Wisch-Mechaniken nutzt, um ausländischen Studierenden unkompliziert einen passenden, lokalen Paten (“Buddy”) zur Alltagshilfe zu vermitteln.

Diese Prinzipien waren die Grundlage unseres Konzepts und sollten unserer Zielgruppe eine möglichst gute User Experience bieten.

Natürlich können wir bürokratische Prozesse und bestehende Systeme nicht verändern. Wir können jedoch eine Brücke zwischen internationalen Studierenden und diesen komplexen Abläufen schaffen und den Einstieg dadurch einfacher und weniger mühsam gestalten. Genau hier setzt UNICO an.

Unser Konzept

Onboarding Germany ist eine personalisierte Guide-App, die internationale Studierende dabei unterstützen soll, die Vorbereitung, Eingewöhnung und Integration in Deutschland zu vereinfachen.

Das Prinzip der mobilen App ist, dass der Nutzer sich über KI-Abfragen, persönliche Erfahrungsberichte (Storytelling) und Dokumentenübersetzung Informationen einholen kann. Die gesuchten oder angefragten Themen, die der Nutzer aufruft, werden von der KI im Hintergrund thematisch sortiert und in Topics unterteilt, sodass der Nutzer die erlernten Informationen aktiv nutzen und aufrufen kann – etwa um daraus eine To-do-Liste zu erstellen oder Abläufe visuell verständlich dargestellt zu bekommen. Die App personalisiert sich und passt sich durch aktive Nutzung automatisch an den User an – je mehr er interagiert, desto individueller wird seine persönliche App-Erfahrung.

Der Nutzer kann seine Informationen über einen KI-Chatbot abrufen, Experience Stories – also Erfahrungsberichte über alltägliche Ereignisse in Deutschland – durchlesen und sich mit einem anderen internationalen Studenten, dem sogenannten „Experience Buddy”, austauschen. Zusätzlich können bürokratische Dokumente eingescannt werden, die verständlich übersetzt und zusammengefasst werden und anschließend als übersichtliche Task-To-do-Listen dargestellt werden.

Das Ziel ist, dass internationale Studierende nicht erst dann nach Lösungen suchen müssen, wenn eine schwierige Situation eintritt. Stattdessen können sie sich – bereits im Heimatland – die nötigen Informationen heraussuchen, die dann im Hintergrund thematisch sortiert und jederzeit einfach abrufbar sind.

Experience Buddy

Der Experience Buddy basiert auf der Idee, dass gemeinsame Erfahrungen Menschen miteinander verbinden können. Gerade internationale Studierende stehen in Deutschland oft vor ähnlichen Herausforderungen. Durch das Teilen persönlicher Erfahrungen können Nutzer*innen Menschen finden, die ähnliche Situationen erlebt haben und dadurch Verständnis, Unterstützung und ein Gefühl der Verbundenheit erfahren.

Die geteilten Erfahrungen werden als Story Cards dargestellt. Auf der Vorderseite jeder Karte sieht man das Profilbild der Person und den Titel der Geschichte. Durch Linkswischen können Nutzer*innen weitere Geschichten entdecken. Durch Rechtswischen können sie eine interessante Erfahrung speichern. Diese gespeicherte Erfahrung wird anschließend in den Topic-Bereich übertragen und von der KI zusammengefasst und strukturiert.

So werden persönliche Erfahrungen nicht nur geteilt, sondern können auch als individuelle Unterstützung und Wissensquelle genutzt werden.

Die Rückseite der Story Card zeigt die vollständige Geschichte und weitere Details der persönlichen Erfahrung. Über einen „Kontaktieren“-Button können Nutzer*innen direkt zum Profil der Person gelangen und eine Verbindung mit dem Buddy aufbauen.

Auf dem Profil erhalten Nutzer*innen zusätzliche Informationen über die Person, zum Beispiel die Herkunft, die Aufenthaltsdauer in Deutschland oder persönliche Erfahrungen. Dadurch können sie besser einschätzen, ob sie ähnliche Hintergründe oder Interessen haben und ob eine Verbindung entstehen kann.

Topics & Tasks

Topics ist ein neu definiertes Konzept eines intelligenten Ordners, der verschiedene Informationen zu einem bestimmten Thema automatisch sammelt, strukturiert und verwaltet.
Durch die Interaktion mit der KI, das Scannen von Dokumenten oder das Speichern von Erfahrungen aus dem Experience Buddy können Nutzerinnen automatisch ein neues Topic erstellen. Alle gesammelten Informationen werden von der KI analysiert, zusammengefasst und in einem übersichtlichen Dokument dargestellt. Dabei bleiben die ursprünglichen Quellen erhalten, sodass Nutzerinnen die Informationen jederzeit zurückverfolgen können.

KI Chat-Bot

Woher kommen die Informationen für die Topics?
Die Informationen werden unter anderem durch den UNICO KI-Chatbot gesammelt.

Nutzer*innen können sich mit der KI über alltägliche Fragen oder bürokratische Prozesse austauschen, zum Beispiel zum Thema Mülltrennung. Während des Gesprächs erkennt die KI automatisch das Thema und erstellt im Hintergrund ein passendes Topic. Relevante Informationen aus dem Chat werden strukturiert zusammengefasst und dem Topic hinzugefügt.

Dadurch müssen Nutzer*innen Informationen nicht selbst organisieren. Aus einzelnen Gesprächen entsteht automatisch eine übersichtliche und langfristig nutzbare Wissenssammlung.

Dokumenten-Scanner

Dokumente werden nicht nur übersetzt, sondern auch kontextbezogen erklärt und in konkrete Handlungsschritte umgewandelt.

Dokumente werden kontextbezogen erklärt und in konkrete Handlungsschritte umgewandelt.
Mit einem Klick können Informationen in ein Topic übernommen werden.
Die KI kategorisiert und strukturiert die Inhalte automatisch.
Aus dem Topic wird automatisch eine To-do-Liste erstellt.

Browser Chat Bot

Einstieg über die HfG-Website

Der erste Kontaktpunkt für Austauschstudierende ist in der Regel die Website der HfG. Deshalb integrieren wir den UNICO KI-Chatbot direkt im Bereich „Internationals“. Dort können sich Studieninteressierte bereits vor ihrer Ankunft über das Studium, organisatorische Abläufe und das Leben in Deutschland informieren.

Der Chatbot stellt außerdem die UNICO-App vor und empfiehlt, sie bereits vor der Ankunft herunterzuladen. So können Nutzer*innen frühzeitig Informationen sammeln, erste Topics erstellen und sich mit anderen internationalen Studierenden vernetzen. Dadurch sind sie besser auf ihren Start in Deutschland vorbereitet.

Technische Umsetzung

Um zu verstehen, wie und an welchen Stellen die KI in den Workflow der Nutzer eingreift, haben wir die gesamte Interaktion als detailliertes Flow-Chart visualisiert. Diese Architektur-Skizze analysiert die genauen Touchpoints zwischen vier zentralen Akteuren: dem User, dem KI-Modell, der allgemeinen Knowledge Base (Hochschul-Daten) und dem lokalen, privaten Speicher des Nutzers.

Das Flow-Chart stellt sicher, dass eine klare Trennung der Datenströme gewahrt bleibt. So wird visualisiert, an welchem Punkt die KI allgemeines Wissen aus der Datenbank abruft, wo sie aktiv personalisierte Tasks generiert und wie strikt verhindert wird, dass sensible, private Nutzerdokumente (wie Reisepässe oder Zeugnisse) in externe LLM-APIs abfließen. Diese visuelle Analyse war essenziell, um das Vertrauen in unser “Agentic RAG”-System architektonisch zu begründen.

Ein RAG-Layer analysiert die Nutzeranfragen und sucht in einer lokalen Knowledge Base (z. B. Obsidian Vault, PDFs, Vektordatenbank) nach relevantem Kontext. Dieser wird an den Prompt angehängt und an die LLM-API übergeben.

Fehlen lokale Informationen, greift ein Web-Suche-Fallback.
Der Mehrwert: Das System ist schnell, nutzt effizient verifizierte Eigendaten und reduziert KI-Halluzinationen bei wichtigen Behördenthemen drastisch.

Über das universelle Model Context Protocol (MCP) wird die KI modular an externe Systeme angebunden (MCP-Client auf RAG-Seite, MCP-Server auf Tool-Seite).
Der Mehrwert: Die KI wird bidirektional handlungsfähig. Als Agent kann sie eigenständig Smart Topics erstellen, Flow-Charts generieren oder Reminder setzen. Zudem bleibt das System dadurch beliebig skalierbar, ohne den Basis-Code umschreiben zu müssen.

Fazit

Mit UNICO möchten wir internationale Studierende nicht nur mit Informationen versorgen, sondern sie während ihres gesamten Ankommens in Deutschland begleiten. Unser Ziel ist es, Informationen verständlich zu strukturieren, bürokratische Prozesse zu vereinfachen und gleichzeitig echte Verbindungen zwischen Menschen zu ermöglichen.

Das Projekt verbindet künstliche Intelligenz mit persönlichen Erfahrungen. Während die KI Informationen sammelt, strukturiert und in konkrete Handlungsschritte umwandelt, schaffen die Erfahrungen anderer internationaler Studierender Orientierung, Vertrauen und ein Gefühl von Gemeinschaft.

In Zukunft könnte UNICO auf weitere Hochschulen und Städte ausgeweitet sowie um zusätzliche Funktionen ergänzt werden. Unser Konzept zeigt, wie digitale Unterstützung nicht nur effizient, sondern auch menschlich gestaltet werden kann.