KonradAI - Visa application helper

Ziel ist es, den Online-Terminvergabeprozess für Visa-Anträge und konsularische Dienstleistungen durch ein innovatives, nutzer/innen zentriertes Design zu optimieren und so internationale Antragsteller/innen effektiv zu unterstützen.

1. Ausgangssituation und Hintergrund:

Die digitale Plattform des Auswärtigen Amts (RKS Termin) zeigt gravierende Mängel in Bezug auf Informationsarchitektur und Benutzer*innenführung, was sich unmittelbar auf das visuelle Erlebnis auswirkt:

Informationsdesign:

• Präsentation von visa‑relevanten Informationen in dichten, unstrukturierten Textblöcken.
• Fehlende Filtermöglichkeiten und Personalisierung, wodurch essenzielle Details verloren gehen.
• Unzureichender visueller Hierarchieaufbau und mangelnde mobile Optimierung beeinträchtigen die Nutzer*innenfreundlichkeit.

Terminvergabesystem:

• Beschränkung der Terminbuchung auf einen Zeitraum von vier Wochen führt zu konstant ausgebuchten Slots.
• Keine Alternativen für dringende Fälle (z. B. Wartelisten oder automatisierte Benachrichtigungen bei Terminverfügbarkeiten).
• Stornierte Termine werden nicht automatisch wieder freigegeben, was die Planungssicherheit reduziert.

Navigation und Usability:

• Komplexe Seitenarchitektur mit mehrfachen, redundanten Weiterleitungen.
• Inkonsistente Platzierung von Navigationselementen und fehlende „Zurück“-Funktion erschweren das Nutzer*innenerlebnis.
• Eine inkohärente Menüstruktur ohne responsive Anpassung führt zu einem insgesamt frustrierenden Prozess.

2. Zentrale Fragestellungen (How Might We):

Das Projekt adressiert folgende HMW-Fragen, um den bestehenden Herausforderungen zu begegnen:

1. Interaktion & Visual Guidance:
   Wie leiten wir die Nutzer/innen durch klar gestaltete, interaktive Elemente, sodass intuitiv erkennbar ist, wo und wie geklickt werden soll?

2. Erweiterung des Nutzer/innenerlebnisses:
   Wie können wir die Nutzer/innen auch über die digitale Plattform hinaus unterstützen – etwa durch ergänzende visuelle Informationen und kontextbezogene Hilfestellungen?

3. Ganzheitliche Prozessoptimierung:
   Welche zusätzlichen Design-Ansätze und Prototyping-Methoden helfen, den komplexen Visa-Antragsprozess übersichtlicher und zugänglicher zu gestalten?

3. Identifizierte Painpoints:

Externe Dienstleister/innen für Schengen-Visa:
Da für Schengen-Visa ein externer Dienstleister zuständig ist, fokussiert sich das Konzept ausschließlich auf den nationalen Visa-Prozess.

Intransparente interne Abläufe:
Zahlreiche und undurchsichtige interne Prozesse erschweren es, einen klaren und nachvollziehbaren Nutzer*innen-Flow zu entwickeln.

Komplexe Informationsarchitektur:
Die Vielzahl und Vielschichtigkeit der Inhalte erfordert eine präzise Fokussierung auf spezifische Use Cases, um ein kohärentes visuelles und funktionales Gesamtkonzept zu schaffen.

4. Detaillierter Userflow:

Der typische Ablauf einer internationalen Antragstellerin/eines internationalen Antragstellers wird aus designtechnischer Sicht folgendermaßen optimiert:

Recherche und Informationsbeschaffung:

• Die Nutzer/innen beginnen mit der Online-Recherche und gelangen zur Website der deutschen Botschaft.
• Erste Informationen werden oberflächlich aufgenommen, während notwendige Dokumente zusammengestellt werden.

Informationsüberflutung und Unsicherheit:

• Die Fülle an Texten führt zu einer visuellen Überladung, die wichtige Details in den Hintergrund drängt.
• Die Anwender/innen werden durch das unübersichtliche Layout in ihrer Orientierung behindert.

Terminbuchung:

• Die Nutzer/innen navigieren zur Terminbuchungsseite, füllen das Formular aus und buchen einen Termin.
• Längere Wartezeiten auf Terminbestätigungen verschärfen das Nutzer*innenerlebnis.

Nachbearbeitung und Wiederholung:

• Nach der Terminbestätigung werden alle Unterlagen fristgerecht eingereicht.
• Bei Unklarheiten oder Problemen wiederholt sich der Prozess, was zu zusätzlichem organisatorischem Aufwand führt.

5. Design und Styleguide:

Der Styleguide von KonradAI definiert klare visuelle und funktionale Richtlinien:

• Farbschema:
  • Primärer Hintergrund (Elevation Lvl. 0): #FAFAFF
  • Text (Standard, Hover, Pressed): #6332FF
  • Primäre Aktionsfarbe: #3A02EC
  • Hintergrund Elevation Lvl. 1 und Disabled State: #EEFOF2
  • Info-Text (Elevation Lvl. 4): #AOA9B4
    Zusätzlicher Hintergrund: #363931

    

Layout und Abstände:

• Runde Elemente in 8-Pixel-Schritten.
• Konsistente Spacing-Werte in 4-Pixel-Schritten.
• Standardisierte Logogrößen (16, 24, 32, 40, 48, 56 Pixel) für ein einheitliches Erscheinungsbild.

Komponenten und Barrierefreiheit:

• Einsatz von UL Kit Gridstudio zur Entwicklung flexibler und adaptiver Komponenten.
• Alle Designelemente wurden hinsichtlich Barrierefreiheit geprüft und optimiert.

6. Funktionalitäten von KonradAI

Im Fokus stehen innovative Funktionen, die den gesamten Antragsprozess durch designzentrierte Ansätze verbessern:

*Onboarding und Nutzerinnenregistrierung:**

• Ein intuitives, visuell ansprechendes Onboarding, bei dem die Nutzer*innen ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse eingeben.
• Zustimmung zu AGB und Datenschutzrichtlinien erfolgt in einem klar strukturierten Schritt.

Visum-Auswahl und personalisierte Abfrage:

• Interaktive Abfragen (Herkunftsland, Reiseziel, Aufenthaltsdauer) ermitteln den passenden Visa-Typ.
• Visuelle Hilfestellungen leiten die Nutzer*innen durch den Auswahlprozess.

Datenüberprüfung und Bestätigung:

• Alle Eingaben werden übersichtlich zusammengefasst und visuell hervorgehoben.
• Die Nutzer/innen können vor finaler Bestätigung Anpassungen vornehmen, um Fehler zu vermeiden.

KI-gestützte Unterstützung und Chat-Funktion:

• Der integrierte KI-Chatbot „Konrad“ bietet personalisierte Hilfe, etwa bei der Suche nach freien Terminen.
• Durch interaktive, dynamische Elemente wird der Buchungsprozess transparenter und nutzer/innenfreundlicher gestaltet.

7. Zielgruppen und Administration:

Endnutzer/innen:

• Internationale Studierende und Antragsteller/innen mit begrenztem technischen Vorwissen.
• Beispiel: Inaya, 23 Jahre alt, Studierende aus Südafrika, die einen intuitiven, visuell ansprechenden Prozess erwartet.

*Systemadministratorinnen:**

• Konzeptuell vorgesehenes technisches Personal, das für Wartung und Betreuung des Systems verantwortlich ist.

8. Prozessbeschreibung und Herausforderungen:

Aktueller Ablauf:

• Terminbuchungen erfolgen in einem 4-Wochen-Rhythmus.
• Unterlagen werden sowohl digital als auch physisch eingereicht.
• Termine müssen mindestens 24 Stunden vorab storniert werden.

Bestehende Herausforderungen:

• Überlastete Systeme führen zu langen Wartezeiten.
• Komplexe, unklare Navigation mit redundanten Weiterleitungen.
• Fehlende Echtzeit-Updates zur Terminverfügbarkeit.

Konzeptionelle Ansätze und Lösungsstrategien:

Zur Optimierung des Visumsprozesses setzt KonradAI auf folgende designorientierte Maßnahmen:

Automatische Visa-Typ-Erkennung:

• Visuelle und interaktive Elemente unterstützen die korrekte Identifizierung des Antragsformulars.

Visuelle Prozessbegleitung:

• Strukturierte, kontextbasierte Hilfen führen die Nutzer*innen Schritt für Schritt durch den gesamten Antragsprozess.
• Dynamische, interaktive Gestaltungselemente minimieren Unsicherheiten und fördern die Nutzer/innenfreundlichkeit.

Genderneutrale Sprache wurde für diese Dokumentation besonders berücksichtigt, da Kirby das Sternchen als italic-Text interpretiert, der „/“ verwendet.