WeCo

WeCo - Wie man die Teamkultur im Kontext des hybriden Arbeitens verbessert

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren, nicht zuletzt durch die COVID-19-Pandemie, stark gewandelt. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für das Modell der hybriden Arbeit, bei dem Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von zu Hause aus arbeiten können. Während dies viele Vorteile mit sich bringt, zeigen sich aber auch neue Problemfelder. Durch steigenden Organisationsaufwand und kompliziertere sowie geringere Kommunikation leidet oft die Teamkultur.

In unserer Bachelorarbeit haben wir uns mit dieser Thematik beschäftigt und darauf hin WeCo gestaltet. WeCo ist eine prototypische mobile Business-Applikation, mit der wir die verschiedenen Probleme in der hybriden Arbeit lösen wollen. Unsere App vereinfacht die Organisation der Arbeitsplätze und verkürzt die Wege der Kommunikationskanäle. Dazu verbinden wir ein modernes, intelligentes Desk Booking System mit einer schnellen und einfachen Funktion für spontane Treffen zum kreativen Austausch oder dem Small Talk zwischendurch. Unser individualisierbarer Feed bündelt alle wichtigen und interessanten Informationen an einem einzigen Ort, damit alle Kollegen, egal ob im Büro oder im Homeoffice, immer auf dem neuesten Stand sind. WeCo schafft auch im digitalen Raum für zwischenmenschliche Interaktionen, die unserer Meinung nach ein essenzieller Bestandteil des Arbeitsalltages sind und nicht verloren gehen dürfen.

Features

Unser finaler Prototyp beinhaltet mehrere Features, mit welchen wir die Probleme unserer Nutzergruppe lösen und somit zu einer Verbesserung der Teamkultur im hybriden Arbeiten beitragen. So gibt es ein Check-Out Feature, ein Check-In Feature, einen Feed, ein Desk Booking Feature sowie eine Statusleiste.

Eines der wichtigsten Features für das Zwischenmenschliche im hybriden Arbeiten in unserer App ist der Feed. In diesem Feed wird sowohl formelle Kommunikation, wie Quartalszahlen etc., als auch informelle Kommunikation, wie Team-Events oder selbst organisierte Turniere, betrieben.
Sortiert wird der Feed über Hashtags, welchen man folgen kann. Die gefolgten Hashtags werden über dem Feed in Chips gefiltert. So können sich die Nutzer/innen aussuchen, welche Art von Beiträgen sie in ihrem Feed angezeigt haben möchten. Voreingestellt folgen alle Nutzer/innen bestimmten Hashtags, wie beispielsweise „Office“, „Official“ und dem eigenen Team-Hashtag. Die einzelnen Beiträge sind anklickbar, um den gesamten Beitrag anzuschauen und damit interagieren zu können.

Das Desk Booking ist in unserer App ein zentrales Feature, um die Organisation und Planung für hybride Arbeit zu vereinfachen. Hauptaspekt ist ein interaktiver Floorplan, auf welcher die Nutzer/innen sich einen Schreibtisch oder ein Büro auswählen können. Darin ist auch zu sehen, welche Kollegen welchen Platz sich für den gewählten Zeitraum gebucht haben. Am oberen Rand des Floorplan ist einstellbar, welcher Teil des Büros angezeigt werden soll und welcher Tag und welcher Zeitraum. Unterhalb des Floorplans haben die Nutzer/innen die Möglichkeit, sich einen Arbeitsplatz nach ihren Terminen zu buchen. Diese werden aus dem Kalender übernommen. Außerdem haben die Nutzer/innen die Möglichkeit, weitere Personen für den von ihnen gewählten Zeitraum einzuladen. Die Personen werden vom System automatisch auf freie Arbeitsplätze in der Nähe eingeladen. Unterstützt wird das Desk Booking durch ein intelligentes Check-In und Check-Out Feature.

Die Statusleiste ist ein zentrales Element unseres Konzeptes. Hierüber erhalten die Nutzer/innen informationen darüber, ob sich die Kolleg/innen im Büro befinden oder nicht. Über die Statusleiste werden auch spontane Treffen untereinander ausgemacht. So können die Nutzer/innen andere Kolleg/innen direkt zu beispielsweise Kaffeepausen einladen, oder ihren eigenen Status setzen und so allen mitteilen, dass ein grundsätzliches Interesse besteht, Kaffee trinken zu gehen. Verabreden sich Kolleg/innen durch eine öffentliche, nicht direkte Einladung zu einem Treffen, werden diese in einem Cluster den restlichen Personen angezeigt. Damit digitalisieren wir das Prinzip des zufälligen Treffens von anderen Kolleg/innen in der Kaffeküche. Bei einer direkten Einladung wird die einladende Person an erster Stelle gesetzt und mit einer Umrandung in unserer Highlight Farbe markiert. Ein kleiner Kreis in Highlight Farbe erscheint am oberen rechten Rand des Profils, in welchem ein von der einladenden Person festgelegtes Icon angezeigt wird. Die eingeladene Person kann die Einladung annehmen, ablehnen oder auf „Später“ drücken. Der Initiator der Einladung erhält daraufhin entsprechendes Feedback.

Möchten die Nutzer/innen selber jemanden einladen, müssen sie auf das erste Icon in der Statusleiste klicken. Die Fläche der Statusleiste vergrößert sich daraufhin nach unten. Die Nutzer/innen können nun ein Icon auswählen, mit welchem Sie den anderen Personen das Anliegen des Treffens mitteilen können. Sie können die Dauer des Treffens über einen Slider einstellen. Diese zwei Interaktionen müssen getätigt werden, um die Mindestanforderungen für eine Einladung zu erreichen. Diese sind aber auch Voreingestellt auf „Kaffee“ und „10 Min“. Die Nutzer*innen haben nun die Möglichkeit, über das Chevron rechts neben dem Slider zusätzliche Informationen anzugeben: eine Uhrzeit für wann und eine Beschreibung, wie beispielsweise Ort oder einen Kommentar. Darunter befinden sich Personen, die man zu dem Treffen einladen kann. Diese sind in verschiedene Gruppen gefasst. Zuerst das Team, mit einem Swipe nach rechts die Abteilung und nach einem weiteren Swipe Hashtags, worüber man bestimmte Gruppen einlädt. Wählt man niemanden aus, wird keine direkte sondern öffentliche Einladung, also ein setzen des Status, gesendet. Befindet sich die eingeladene Person nicht im Büro, möchte aber trotzdem an dem spontanen Treffen teilnehmen, wird automatisch ein Videotelefonat gestartet.