Equinize - Digitales Zeiterfassungstool zur digitalen Zeiterfassung

“So wie das Auto für die Mobilität steht, so soll unser Produkt für die Organisation des eigenen Lebens sowie der Arbeits- und Freizeitgestaltung stehen, um auch Gewohnheiten selbstbestimmt zu erlernen oder loszuwerden und Manager des eigenen Glücks zu sein.”

Seit der Industrialisierung wird Arbeitsleistung zunehmend in Arbeitszeit umgewandelt. Um Risiken, wie Ausbeutung, Fehlkalkulation oder Budgetsprengung zu minimieren ist eine fehlerfreie Dokumentation und Erfassung der gearbeiteten Zeit ausschlaggebend. Deshalb ist einem Gerichtsurteil von September 2022 der Arbeitgeber in Deutschland zum Schutz der Mitarbeiter verpflichtet, seinen Angestellten eine Dokumentationsmöglichkeit zur Verfügung zu stellen. Doch die reine Dokumentation der Arbeitszeit ist eine lästige Zusatzarbeit, die in keinem Workflow positiv wahrgenommen wird.

Aus diesem Grund haben wir Eqininize, eine Anwendung entwickelt, die den Prozess der Zeiterfassung automatisieren und eine höhere Konzetration auf die eigentlichen Aufgaben bieten soll.

Datengrundriss

Basierend von Experteninformationen haben wir Fundament des gesamten Systems visualisiert, auf dem unsere Anwendung laufen wird. So haben wir die Schnittstellen ermittelt und einzelne Aspekte für uns organisiert. Um eine Infrastruktur aufzubauen haben wir uns die Struktur, in der Daten geteilt werden, aufgerissen.

Umfrage

Wir haben auch eine Umfrage unter Inovex-Mitarbeitern und HfGler durchgeführt. Die Umfrage ergab, dass viele der oben genannten Punkte wieder aufgetaucht waren und dass die für die meisten Nutzer sehr wichtig sind. Wir haben auch Pain Points identifiziert, die wir berücksichtigen müssen. Dazu gehören Überstunden, schlechte Organisation im Projekt, schlechte Kommunikation im Team, häufige Fehler bei der Arbeitszetträcking in besonderen Fällen, z. B. bei Arbeitsreisen. Dies alles hat uns sicherlich eine gute Grundlage gegeben, von der aus wir weitermachen können.

Interview insights

Um jedoch herauszufinden, welche Funktionen für die Nutzer wichtiger sind und wo wir ansetzen sollten, haben wir ein Interview mit einem potenziellen Nutzer geführt. In dem Interview erfuhren wir mehr über ihren Tagesablauf, welche Planungsmethoden sie anwendet und was ihr persönlich sehr helfen würde, ihre Arbeitszeit zu optimieren und die Qualität ihrer Arbeit zu verbessern.

Fokusthemen

Eine große Herausforderung bestand darin, den Hauptschwerpunkt unseres künftigen Dienstes zu finden. Dazu haben wir die Funktionen in drei verschiedene Fokuspunkte unterteilt.
So entstand eine gesundheitlicher Punkt, der sich hauptsächlich auf die Gesundheit der Mitarbeiter konzentriert.
Der zweite Punkt konzentriert sich auf die Optimierung von Arbeit und Freizeit.
Und der dritte Schwerpunkt wurde auf eine starke Integration der Arbeitsabläufe in die Projekte gelegt, um die Kommunikation im Team zu verbessern.
Unsere Mission war nun diese Schwerpunkte so zu kombinieren, dass eine optimale Interaktion mit unserer Anwendung ermöglicht würde.

Namenbedeutung

Der Name setzt sich aus zwei Wörtern zusammen. Equi und Organize. Von Lateinischen Equi heißt „ausgeglichen“. In der Überschrift liegt unsere Hauptidee. Gleichgewicht in allen Bereichen. Sowohl in der Arbeit als auch im Privatleben.

Anwendung

Equnize steht für einen optimalen Ausgleich zwischen Arbeits- und Freizeit und soll ein besseres und übersichtlicheres Zeitmanagement ermöglichen. Der Nutzer soll alle Aufgaben und Termine in einem Tool beisamen haben und gleichzeitig die Zeit im Blick behalten können ohne ein anstrengendes Hin- und Herswitchen zwischen den Tools.

Neben den bekanntesten Toolfunktionen, wie Kalender, Kanban und Dashboard, die dem Nutzer vertraut sind, gibt es noch die Möglichkeit, eine Überprüfung für den erledigten Task beim zuständigen Projektleiter anzufragen.
Da uns auch die Gesundheit der Menschen am Herzen liegt, erinnert die App auch daran, genügend Pausen einzulegen.

Equinize soll außerdem während der Arbeitszeit den Projektzugehörigen eine optimale Kommunikation untereinander ermöglichen. Stellt der Projektleiter beispielsweise ein wichtiges Meeting ein, werden alle zu diesem eingeladenen Personen in echtzeit auf allen Devices benachrichtigt.