cordo. Bürokratie in der Pflege

Unser Anwendungsfall

Um so nutzerzentriert wie möglich zu gestalten, haben wir uns dazu entschieden, eine Wohngruppe der Stiftung Haus Lindenhof als konkreten Anwendungsfall für unsere Arbeit zu nutzen. Dieser konzentriert sich auf folgende Punkte:

Die Anwendung wurde für die Mitarbeiter:innen/Pflegekräfte auf der Wohngruppe gestaltet. Unser Fokus liegt hierbei auf der Effizenzsteigerung des täglichen Nutzen.

Unsere Ausgangslage

In der Pflege gehen in der Regel 20 bis 30 % der Zeit für die Bürokratie ab. In der Stiftung läuft die Organisation und Dokumentation aktuell komplett analog ab. Es gibt ein Dienstbuch zur Organisation und für jede:n Bewohner:in eine Bewohnerakte beziehungsweise -mappe zur Dokumentation.

Hintergrundinformationen

In der Behindertenpflege läuft das folgendermaßen ab: Die Bewohner:innen sind einer Hilfebedarfsgruppe zugeordnet. Die Abrechnung basiert auf den Individualleistungen jedes:r Bewohner:in. Deshalb besitzt jede:r Bewohner:in einen eigenen Maßnahmenplan, den sogenannten Assistenzteilhabeplan. Hier werden alle Individualleistungen festgehalten, die täglich durch das Dokumentieren abgezeichnet werden müssen. Darauf basieren unsere Inhalte der Anwendung.

Unsere Zielsetzung

Unsere Umsetzung

Wir haben uns für die Kombination aus einer Desktopanwendung und einer Smartphoneanwendung entschieden. Auf dem Computer befindet sich das Hauptsystem. Das Smartphone gilt als zusätzliche Unterstützung. Hier liegt der Fokus auf der schnellen Eingabe von Werten. Jede:r Mitarbeiter:in im Dienst besitzt ein Smartphone.

Die Anwendung

01 Dashboard

Der Homescreen der Anwendung ist das Dashboard. Hier findet die Organisation des Arbeitsalltages über eine Kanban-Tafel statt. Durch ”drag and drop” können die Karten reserviert oder direkt als erledigt gekennzeichnet werden.

02 Bewohner:innenprofil

Im Bewohnerprofil wird auf der ersten Ebene direkt dokumentiert. In diesem Bereich wird alles abgezeichnet, was am aktuellen Tag passiert. Die eingetragenen Werte werden parallel im Archiv gespeichert und verschwinden am Ende des Tages vom Profil. Die Bewohnerprofile sind auf jede:n Bewohner:in individuell angepasst und unterscheiden sich somit in ihrem Umfang.

Das Profil im Header zeigt an, welche:r Mitarbeiter:in gerade im System eingeloggt ist. Durch die Anmeldung kann im Namen des Profiles dokumentiert werden. Wir haben hier mit einer farblichen Koodierung und Tags gearbeitet, um schnell ersichtlich zu machen, wer etwas in der Anwendung abgezeichnet hat.

Das Profil ist geordnet nach Relevanz und Häufigkeit der Nutzung, der zu dokumentierenden individuellen Maßnahmen.

Eingaben können ebenfalls über das Smartphone getätigt werden. Diese werden im Hauptsystem direkt übertragen.

03 Archiv

Vergangene Werte sind jederzeit im Archiv zu finden. Ebenfalls findet man dort Langzeitauswertungen der dokumentierten Werte. Diese werden ebenfalls direkt eingeschäzt und machen bei großen Abweichungen auf sich aufmerksam.

04 Übergaben

Diese Funktion findet man bei allen eingetragenen Werten. Indem man diese markiert, werden sie durch eine zusätzliche Feedbackabfrage in der ausgewählten Übergabe gesammelt. Das erleichtert die Übergabe enorm, da bereits wichtige Vorkommnisse und Werte über den Morgen oder Tag hinweg markiert werden können und zum Übergabezeitpunkt bereits gesammelt und bereit zum abschicken sind.

04.01 Übergabe Arbeitsstelle (Schnittstelle 01)

Unter der Woche gehen die Bewohner:innen tagsüber in die stiftungseigene Werkstatt oder die FBB (Förder- und Betreuungsbereich). An dieser Stelle werden Informationen (Vorkommnisse/ Anmerkungen) zwischen dem System auf der Wohngruppe und dem System auf der Arbeitstelle verschickt. Auf dem Screen ist immer nur das zu sehen was im Moment wichtig ist.

04.02 Übergabe Nachtdienst (Schnittstelle 02)

Morgens und Abends findet eine Übergabe zwischen dem Nacht- und Tagdienst statt, der ebenfalls dokumentiert werden muss. An dieser Stelle werden Information (Vorkommnisse/ Werte/ Anmerkungen) zwischen dem System der Wohngruppe und dem System der Nachtwache verschickt.

05 Checkliste

Die Checkliste ist eine Funktion auf dem Smartphone und eine Unterstützung während der Pflege im Bad. Sie dient als Orientierung zum Ablauf der Pflege. Über eine Übersicht kann man die Pflege beginnen. Dann wird man Schritt für Schritt mit kleinen Erklärungen und Visualisierungen durch die Maßnahmen geleitet. Durch das Erledigen werden automatisch auch die Maßnahmen im System abgezeichnet.